Reportes de gastos aprobados y contabilizados en SAP sin digitar nada
Tus colaboradores suben el comprobante, los gerentes aprueban desde el celular y el asiento contable llega a SAP Business One solo. Finanzas deja de perseguir facturas y de cuadrar Excel.
- Lee la factura electrónica (XML): proveedor, montos e impuestos se completan solos
- Políticas de gasto que bloquean o alertan antes de pagar
- Flujos de aprobación multinivel con historial completo
- Multiempresa, multimoneda y centros de costo
- Un mes gratis para probarlo con tu equipo
Te lo mostramos con un caso de tu empresa
En 30 minutos vemos tus tipos de gasto, tus niveles de aprobación y cómo llegaría cada reporte a tu SAP Business One.
- Sin compromiso y sin instalar nada
- Con tus políticas y tus centros de costo
- Un mes gratis para probarlo con tu equipo
Solicita una demo gratuita
Te contactamos para mostrarte Mapen con tus tipos de gasto, tus aprobadores y tu ERP.
Cada cierre de mes se repite la misma historia
Facturas que no aparecen, Excel que no cuadra y contabilidad digitando lo que alguien ya escribió.
Comprobantes por todos ladosWhatsApp, correo, fotos borrosas y facturas que nunca llegan. Alguien las persigue cada mes.
Doble digitación en el ERPEl colaborador lo escribe en Excel y contabilidad lo vuelve a escribir en SAP, línea por línea.
Control después de pagarLos gastos fuera de política se descubren cuando el reembolso ya salió y nadie sabe quién aprobó.
De la factura al asiento contable en tres pasos
Captura
Foto del recibo, PDF o XML de factura electrónica. Los datos se completan solos.
- Desde el celular, el mismo día
- Reenvío por correo a un buzón
- Combustible por kilometraje y caja chica
Aprueba
El reporte sigue el flujo que definas, con las políticas aplicadas antes de pagar.
- Niveles por entidad, grupo o persona
- Excesos bloqueados o resaltados
- Notificaciones y recordatorios automáticos
Contabiliza
Lo aprobado se convierte en documentos de SAP Business One sin intervención manual.
- Socio de negocio, factura y asiento
- Tipo de cambio sincronizado a diario
- Reportes y exportación a Excel y PDF
Cada parte del proceso, en acción
Elige una parte del proceso: primero te la contamos y después la ves en acción.
Del celular a SAP, sin digitar dos veces
El colaborador registra el gasto donde esté: tipo, comercio, monto, centro de costo y la foto del recibo. Al guardarlo, Mapen lo revisa contra las políticas y, cuando el reporte se aprueba, crea el documento en SAP Business One con las cuentas y dimensiones correctas.
- Desde el celular o la computadora
- Centros de costo, proyectos y moneda de cada entidad
- Factura de proveedor o asiento en SAP, sin volver a digitar
Toma la foto y Mapen llena el gasto
Con una foto o el PDF del comprobante, Mapen lee el comercio, la cédula, el número, la fecha, los impuestos y el total, y sugiere el tipo de gasto. La persona revisa y confirma: nada se guarda solo, y lo que no se lee claro queda marcado para revisar.
- También factura electrónica XML de Costa Rica y Ecuador
- Avisa si la factura ya se rindió en otro reporte de la empresa
- Funciona con tiquetes, recibos y facturas de varios países
Cada reporte sigue su camino solo
Defines los niveles de aprobación por entidad, grupo o persona. Cada aprobador recibe el aviso cuando le toca y revisa con todo a la vista: políticas que se pasaron, centros de costo y la foto de cada factura. Aprueba o devuelve con comentarios desde el celular o la web, y al terminar el último nivel el reporte se registra en SAP.
- Tantos niveles como necesites, por entidad o por grupo
- Aprobación en nombre de otro cuando alguien está de vacaciones
- Historial completo: quién aprobó, cuándo y con qué comentario
Reglas claras, revisadas al registrar
Defines límites por tipo de gasto, tipo de usuario, entidad o centro de costo: máximo por gasto, por mes, por reporte o por persona. Mapen los revisa en el momento en que se registra el gasto, no al cierre de mes. Tú decides si un exceso solo se marca para el aprobador o si no deja guardar el gasto.
- Límites en la moneda de cada entidad
- Evita dos gastos del mismo tipo el mismo día
- Comprobante obligatorio y total máximo por reporte antes de enviar
Un reporte, todo el contexto
El aprobador ve cada gasto con su comprobante, su centro de costo y si cumple la política. Aprueba o devuelve con un comentario, y el historial queda guardado.
Flujo visible
Todos saben en qué nivel está el reporte y quién lo tiene.
Políticas en línea
Los excesos se marcan en el momento, no en la auditoría.
Un clic a SAP
Aprobado el reporte, los documentos se crean en SAP Business One.
| Gasto | Política | Monto |
|---|---|---|
| Almuerzo con cliente | OK | ₡ 28.500 |
| Combustible · 214 km | OK | ₡ 41.200 |
| Hotel · 2 noches | Excede límite | ₡ 156.000 |
| Transporte | OK | ₡ 12.000 |
Pensado para grupos empresariales
Factura electrónica (XML)
Proveedor, número, montos e impuestos leídos del XML o de una foto. Sin digitar comprobantes.
Ver cómo funcionaPolíticas de gasto
Límites por tipo de gasto. El exceso se bloquea o se marca para el siguiente nivel.
Ver cómo funcionaAprobación multinivel
Por persona o por grupo, con aprobación en nombre de otro y recordatorios automáticos.
Ver cómo funcionaMultiempresa y multimoneda
Todo el grupo en una cuenta, separado por entidad legal, con tipo de cambio del día.
Centros de costo, proyectos y presupuestos
Distribuye el gasto entre dimensiones y recibe alertas cuando un presupuesto se agota.
Seguridad y auditoría
Roles y permisos, verificación por código al iniciar sesión y bitácora de cada acción.
Antes de pedir la demo
¿Listo para dejar de perseguir facturas?
Pide la demo o escríbenos por WhatsApp. Te respondemos en horario de oficina y, si tiene sentido, empiezas tu mes gratis esa misma semana.